เมื่อพูดถึงการเตรียมความพร้อมเพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจ องค์กรควรระลึกถึงเหตุการณ์สำคัญ เช่น พายุเฮอริเคนแคทรีนาในปี 2548 ไฟฟ้าดับทางตะวันออกเฉียงเหนือในปี 2546 หรือแผ่นดินไหวในซานฟรานซิสโกในปี 2532 และตรวจสอบให้แน่ใจว่ากำลังวางแผนสำหรับเหตุการณ์ที่มีขอบเขต ระยะเวลา และ ผลกระทบอาจเป็นไปไม่ได้ก่อนหน้านี้
องค์กรต่างๆ ไม่ควรมองข้ามสิ่งใดสิ่งหนึ่งไปโดยเปล่าประโยชน์ และต้องตัดสินใจอย่างยากลำบากเกี่ยวกับสมมติฐานของการตอบสนองที่ตนสร้างขึ้น ขณะเดียวกันก็เตรียมรับมือกับเหตุฉุกเฉินด้วยการป้องกันเป็นชั้นๆ เพื่อยกระดับความพร้อมให้สูงขึ้น
บริษัทและองค์กรของรัฐที่ปฏิบัติตามเคล็ดลับทั้งเจ็ดนี้สามารถปรับปรุงการเตรียมพร้อมรับมือภัยพิบัติได้
ให้คนของคุณมีความสำคัญสูงสุด ความปลอดภัยทางกายภาพและสุขภาวะทางจิตใจของพนักงานควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกเสมอในกลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจขององค์กร การเตรียมพร้อมนี้รวมถึงการกำหนดมาตรการป้องกันอย่างชัดเจนว่าธุรกิจควรดำเนินการอย่างไรในการเคลื่อนย้ายบุคลากรให้พ้นจากอันตราย สถานการณ์ใดที่บ่งบอกถึงความจำเป็นในการปิดกิจการ และสิ่งที่ผู้คนควรทำ – และควรไปที่ไหน – หากธุรกิจหยุดชะงัก นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับความสามารถในการสื่อสารในภาวะวิกฤตเพื่อช่วยให้มั่นใจว่ามีช่องทางในการแจ้งพนักงานเกี่ยวกับสถานการณ์และความรับผิดชอบของพวกเขา และช่วยให้สามารถประสานงานในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ขององค์กรได้
ช่วยให้ผู้คนเตรียมตัวให้พร้อม ยิ่งบุคลากรสะดวกสบายและเตรียมพร้อมอยู่กับสถานการณ์ของครอบครัวในช่วงเกิดเหตุฉุกเฉินมากเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสที่พวกเขาจะพร้อมช่วยเหลือธุรกิจมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งหมายถึงไม่เพียงแต่ช่วยเหลือพนักงานในที่ทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขาได้รับคำแนะนำและข้อมูลที่ช่วยให้พวกเขาเตรียมบ้านและครอบครัวได้ สำหรับพนักงานที่สนับสนุนกิจกรรมการตอบสนองในช่วงเวลาวิกฤต องค์กรอาจทำงานร่วมกับพวกเขาโดยตรงหรือจัดหาทรัพยากรเพื่อให้มั่นใจว่ามีการเตรียมพร้อมส่วนตัวและครอบครัว
อย่ารอช้า – เตรียมสิ่งที่คุณทำได้ล่วงหน้า หากรายงานคาดการณ์ว่าองค์กรของคุณน่าจะได้รับผลกระทบจากเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสภาพอากาศ อย่ารอจนถึง 24 ชั่วโมงสุดท้ายเพื่อดำเนินการ เพื่อลดความเสี่ยง ประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น และหากคุณทำได้ ให้ย้ายบุคลากรในเชิงรุกออกจากอันตราย ย้ายกระบวนการทำงานไปยังสถานที่อื่น และย้ายทรัพย์สินที่สามารถขนส่งได้ล่วงหน้า เพื่อให้พวกเขาอยู่ในตำแหน่งรองเมื่อเหตุการณ์เกิดขึ้น หากคุณมีตำแหน่งอื่นหรือผู้ให้บริการ ให้แจ้งเตือนพวกเขาถึงผลที่ตามมาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังสื่อสารและเข้าใจกระบวนการในการบังคับใช้ข้อกำหนดสำรองที่คุณมีเมื่อคุณต้องการจริงๆ
ดำเนินการเพื่อให้ผู้คนพร้อมที่จะตอบสนอง ความพร้อมขององค์กรจำเป็นต้องให้พนักงานได้รับการฝึกอบรมและพร้อมที่จะตอบสนองต่อเหตุการณ์ บริษัทควรให้ความสำคัญกับการสื่อสาร การรับรู้ และการฝึกอบรม ทีมเผชิญเหตุที่กำหนดสามารถดำเนินการฝึกซ้อมตามสถานการณ์เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในบทบาทตอบโต้เหตุฉุกเฉิน องค์กรต่างๆ ควรเตรียมพร้อมเป็นอย่างดี โดยต้องการเพียงแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจสำหรับอ้างอิงหรือเป็นแนวทาง เมื่อเกิดภัยพิบัติขึ้น แทนที่จะเป็นแผนกลยุทธ์
ตรวจสอบอีกครั้งและจัดตำแหน่งความรับผิดชอบใหม่ ผู้คนและบทบาทของพวกเขาเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งในองค์กร ทบทวนข้อสมมติฐานด้านบุคลากรที่ทำขึ้นระหว่างการพัฒนากลยุทธ์เพื่อพิจารณาว่ายังคงถูกต้องหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทถูกลดขนาดลง บุคคลอาจมีหน้าที่เพิ่มเติม ซึ่งอาจขัดขวางความสามารถของพวกเขาในการรับความรับผิดชอบเพิ่มเติมที่เรียกร้องในแผนเผชิญเหตุ
ตรวจสอบรายชื่อผู้ขายของคุณ ถามผู้ขายของคุณเกี่ยวกับแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อเรียนรู้จุดแข็งและจุดอ่อนของพวกเขา การเตรียมพร้อมของคุณขึ้นอยู่กับความพร้อมของพวกเขา ดูความหลากหลายทางภูมิศาสตร์ของผู้ให้บริการเพื่อดูว่ามีทรัพยากรอยู่นอกพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบหรือไม่
อย่าลืมลูกค้าที่คุณสนับสนุน หากองค์กรของคุณมีส่วนร่วมกับลูกค้าในการแลกเปลี่ยนทางธุรกรรม ให้ทบทวนแผนการจัดการลูกค้าของคุณ ตรวจสอบว่าบริษัทของคุณจะสื่อสารความพร้อมอย่างไร จัดการกับข้อกังวลและข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า และเตรียมพร้อมสำหรับผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการหยุดทำงานหรือการทำธุรกรรมของลูกค้าที่สูญหาย นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากองค์กรของคุณให้บริการลูกค้าในระดับชาติหรือระดับโลก ซึ่งลูกค้าจะไม่ได้รับผลกระทบโดยตรงและอาจไม่ได้คาดการณ์ถึงผลกระทบจากภัยพิบัติต่อการสนับสนุนและบริการของคุณ